Egal aus welchen Gründen ein Firmenumzug ansteht – sei es wegen einer Vergrößerung der Bürofläche, wegen des Umzugs mit dem Unternehmen in eine andere Stadt oder aus finanziellen Gründen – eines haben diese Umzüge immer gemeinsam: Umzugsstress. Mit einer entsprechenden Planung und Organisation kann aber selbst ein Umzug ohne Stress ablaufen.
6 hilfreiche Tipps für einen Umzug ohne Stress
Mit diesen Tipps lässt sich der Stress beim Umzug auf ein Minimum reduzieren:
- Planung: Damit nicht am Umzugstag noch wichtige Dinge erledigt werden müssen, sollte die Umzugsplanung einige Monate im Voraus beginnen.
- Packliste: Die Packliste hilft, dass nichts vergessen und alles ordnungsgemäß verpackt wird.
- Verpackungsmaterialien: Verpackungsmaterialien, wie Kartons, Klebeband, Polstermaterial usw. sollte rechtzeitig in rauen Mengen gekauft werden. Lieber zu viel als zu wenig. Pro Quadratmeter Wohnfläche wird etwa ein Umzugskarton benötigt.
- Entrümpelung: Vor dem Umzug gilt es, die Büroräume zu entrümpeln. Unnötiger Ballast sollte verschenkt oder entsorgt werden.
- Umzugsfirma: Eventuell kann es sinnvoll sein, eine Umzugsfirma zu beauftragen. Es lohnt sich vor allem in Großstädten wie Berlin ein Umzugsunternehmen zu beauftragen, welches sich um alles kümmert.
- Unterstützung: Neben Mitarbeitern, können Freunde und Verwandte helfen und sollten daher sollten rechtzeitig um Unterstützung gebeten werden.
Die richtige Organisation des Umzugs
Zu einem stressfreien Umzug gehört auch eine richtige Organisation. Idealerweise beginnt diese bereits nach der Unterzeichnung des neuen Mietvertrages. Spätestens aber 1 Monat vor dem eigentlichen Umzug. Organisiert werden müssen:
Allgemeine Aufgaben
- Einrichtung eines Nachsendeauftrags bei der Post.
- Organisieren eines genauen Umzugstermins.
- Ummelden bei Gewerbeamt, Bank, Versicherungen usw.
- Eine Umzugsmitteilung an den Telefonanbieter.
- Ist der eigene Telefonanbieter am neuen Standort ggfs. nicht verfügbar, muss ein neuer Anbieter gefunden werden. In diesem Zusammenhang muss die Kündigungsfrist des bisherigen Kommunikationsdienstleisters beachtet werden.
- Starttermin des Serviceangebotes vereinbaren.
Renovierungsarbeiten in den alten Räumlichkeiten einplanen
- Welche Räume müssen renoviert werden?
- Wo sind nur Schönheitsreparaturen fällig?
- Tapeten, Farben und sonstige Materialien für die Arbeiten kaufen.
- Termin für die Arbeiten einplanen, eventuell finden sich dafür auch Helfer. Ansonsten sollte frühzeitig ein entsprechender fachbetrieb beauftrag werden.
Neues Büro planen
Kein Büro ist wie die andere. Somit ist es sehr wahrscheinlich, dass einige Schränke oder Aufbewahrungsmöglichkeiten in den neuen Büros keinen Platz mehr haben. Damit der Umzug ohne Stress abläuft, wird bereits im Vorfeld die Einrichtung der neuen Büroflächen geplant.
- Was wird mitgenommen, was neu gekauft? Wichtig sind in diesem Fall auch die Liefertermine. Das mag bei einem Schreibtisch weniger stark ins Gewicht fallen. Kann ein neuer Serverschrank in 6 Monaten geliefert werden, sollte hierzu nach einer Alternative Ausschau gehalten werden.
Umzug ohne Stress – der Countdown läuft
Auch wenn bereits im Vorfeld einiges organisiert wurde: Die Hauptarbeit bei einem Umzug beginnt rund 1 bis 2 Wochen vor dem eigentlichen Tag. Jetzt muss alles verpackt werden, was bis zum Umzug nicht mehr benötigt wird. Das sind meist Dinge wie alte Akten, Ordner, Verbrauchsmaterialien wie Kopierpapier, Briefumschläge etc.
Spätestens jetzt sollte auch eine Halteverbotszone bei der Stadt oder Gemeindeverwaltung (Amt für öffentliche Ordnung/Straßenverkehrsbehörde) beantragt werden. Idealerweise wird der Antrag 2 Wochen vor dem eigentlichen Termin gestellt (nur bei Umzug in Eigenregie – bei einem Umzug mit einem Umzugsunternehmen übernimmt der fachbetrieb dies).
Der große Umzugstag ist da
Wenn alles im Vorfeld richtig organisiert und geplant wurde, sollte heute außer einer Menge Arbeit kein Stress aufkommen. Wichtig ist nur noch, dass alle Zählerstände für Wasser, Gas und Strom in den alten und neuen Büroräumlichkeiten abgelesen werden und dem Versorgungsunternehmen mitgeteilt werden. Und mit der Übergabe an den alten Vermieter kann ein neues Kapitel im Arbeitsleben beginnen.
